Informační systém CZeCOT je vyvíjen od roku 2004 a v současné době z něho data přímo či nepřímo využívá cca 40 různých webových portálů.

Celý systém správy dat je postaven na širokém zapojení aktérů cestovního ruchu ve správě turistických informací s různě nastavenými rozsahy práv. Správu provádějí ve společném administrační rozhraní Aktualizuj.me :

1. provozovatelé objektů cestovního ruchu (hotely, restaurace, památky, kulturní zařízení, sportoviště, dopravní objekty apod.)
2. informační centra
3. ostatní poskytovatelé služeb cestovního ruchu (průvodci, pořadatelé a organizátoři eventů apod.)
4. destinační managementy

Centrální správu a dohled nad prováděnými změnami v systému dohlíží administrátoři provozovatele systému, tedy zaměstnanci World Media Partners, s.r.o. Ti jsou v systému důležití také z hlediska zpracování dat z poskytnutých exportů (např. seznamy certifikovaných objektů apod.

Vymezení práv

Práva v systému jsou vymezena dvojím způsobem:

• Vymezení geografické – výčet měst a obcí ke správě – týká se informačních center a destinačních managementů (rozsah je nastavován centrálně). Těmto subjektům je individuálně nastavováno území, které pak spravují. V případě Pardubického kraje je území rozděleno bezmezerovitě mezi smluvní turistická informační centra.
• Vymezení rozsahu práv v rámci subjektu – v rámci každého subjektu je možné vymezit práva jednotlivým osobám - např. F&B manager má v rámci objektu hotelu práva jen ke správě údajů o gastronomických provozech, brigádník v infocentru má práva jen ke správě okolí, ale nemůže např. aktualizovat údaje o samotném infocentru a jeho administrátorech.
  Jeden subjekt tedy může mít více administrátorů s různě vymezenými právy. Hlavním administrátorem je tzv. supervizor, který jediný má možnost upravovat práva ostatním administrátorům a přidávat a mazat je.

Při vymezení rozsahu práv se vychází z tzv. střediskového systému. Ten je založen na rozdělení objektu do jednotlivých provozů. Např. zámecký hotel může nabízet prohlídkové trasy, ubytování, restauraci a jízdárnu. Každý tento provoz je v systému popsán samostatně (možnost různých kontaktů, fotogalerie, popisy apod.), avšak ve společném, spojení s ostatními vytváří komplexní prezentaci tohoto turistického objektu.

Často chybou turistických portálů je právě absence této vnitřní provázanosti dat. Takovéto portály mají např. samostatnou databanku ubytovacích zařízení, samostatnou databanku restaurací a kalendář akcí. Vnitřní neprovázanost znamená, že u akce nemáte možnost se prokliknout na bližší informace o objektu, kde se akce koná; při nalezení ubytovacího zařízení již nemáte možnost se prokliknout na bližší informace o restauraci, která se nachází v objektu apod.

• více informací o vlastnostech databanky bodů zájmu

Správa dat informačními centry

Systém správy o bodech zájmu je postaven tak, že infocentrum informuje, kde jaký turistický objekt funguje či nefunguje, ale detailní informace o poskytovaných službách (případně i ceníky) si již vkládá a aktualizuje samotný provozovatel (infocentrum je často totiž ani nezná). Zároveň, ale infocentrum má možnost sledovat, jaké údaje provozovatelé pod jeho správou mění. Z toho důvodu infocentrum spravuje v systému jen základní informace o objektech (název, adresu, kontakty, fotografie).

Existují však města, kde provádějí místní sběr dat přímo v terénu (např. Pardubické turistické informační centrum pro svůj portál iPardubice.cz, který je přímo napojen na CZeCOT) a která mají zájem aktualizovat detailní údaje i za provozovatele (tedy především za ty neaktivní) a těm jsou práva rozšířena tak, aby měla i tuto možnost. Běžně takovýto rozsah správy dat již ale není v kapacitách jednotlivých infocenter.

• více informací o možnostech spolupráci s informačními centry

Územní identifikace objektů

Důležitou součástí informačního systému je Registr územní identifikace, adres a nemovitostí, tzv. RÚIAN (bývalý ÚIR – Územní identifikační registr). Ten obsahuje jednotlivé adresní body včetně jejich GPS souřadnic. Adresy jednotlivých objektů cestovního ruchu jsou validovány dle RÚIANu a automaticky se jim tak doplňují GPS souřadnice. Dle GPS souřadnic se objektům následně automatizovaně stanovuje nadmořská výška.

Historie změn

Systém uchovává detailní informace o tom, kdo kdy a jakou úpravu v systému provedl. Historie je zpětně dohledatelná pro případ, že je potřeba nalézt původce informace, ať už správné nebo chybné.

Kalendář akcí a aktuality

Do kalendáře akcí mají možnost zadávat akce v podstatě všechny registrované subjekty a dokonce i veřejnost. V systému je důležité, aby jednotlivé subjekty byly vzájemně informováni o změnách prováděných u akcí a v případě objevení chyby u některé akce měly možnost provést nezbytnou úpravu.

Každá vložená či naimportovaná akce (ať od kohokoliv) vždy prochází centrální kontrolou a zpracováním administrátory WMP. Pokud akci vloží např. pořadatel akce, který není provozovatelem místa (např. kulturního zařízení), kde se akce koná, možnost úpravy údajů o akci má nejen onen vkladatel, ale také provozovatel místa, kde se akce koná, příslušné informační centrum a místní destinační management. V případě změn v údajích o akci jsou o provedených změnách vzájemně informováni.

• bližší informace o vlastnostech kalendáře akcí

Systém umožňují poloautomatický import z kalendářů akcí. Primárně je jako výměnný formát podporován standard www.xmlevents.org. Data lze ale importovat i z Facebookové prezentace, z Google kalendáře a v jiných formátech.

• více informací o možnostech plnění kalendáře akcí

Obdobně jako kalendář akcí fungují i aktuality, které mohou být navíc provázané na jednotlivé akce v kalendáři a/nebo na objekty v databázi, doplněny videem z mediagalerie.

• více informací o zdrojích plnění zde,  zde jsou popsány možnosti automatizovaného importu

Trasy a stezky

V systému jsou evidovány i různé liniové objekty, tedy trasy a stezky. Jejich digitalizace je prováděna v drtivé většině případů centrálně pracovníky provozovatele systému. Co se týká pěších a cyklotras, ty jsou zobrazovány z mapového serveru Mapy.cz. Infocentra či destinační managementy přes to mají možnost tyto zákresy (např. naučných stezek) provádět, ať už prostřednictvím vyklikání nad mapou (v rámci www.tourmapy.cz) nebo importem dat z GPSky.

• více informací o obsahu databanky liniových objektů

Programy a produkty

Systém umožňuje vytvářet itineráře (inspirativní turistické programy) či případně i prodejné produkty (týká se komerčních subjektů), které kombinují jednotlivé objekty cestovního ruchu a případně i zákres tras/stezek. To pak umožňuje i jejich souhrnný zákres nad mapou. Vlastní itineráře, tzv. výlety, si mohou v systému vytvářet samotní uživatelé.

Fotogalerie a loga

K objektům (v členění na jednotlivá střediska), akcím, aktualitám a programům je možné doplňovat fotografie (u objektů i loga). Systém umožňuje hromadné vkládání obrázků, a to i fotek ve vysoké kvalitě. Aby se předešlo zdlouhavému odesílání velkých objemů dat, administrace umí obrázky automatizovaně zmenšit ještě na počítači uživatele a odešle si je v dostatečně velké velikosti do systému.

Mediagalerie a virtuální prohlídky

V rámci systému je možné prezentace objektů, akcí, aktualit a programů obohatit video či audioprezentaci případně virtuální prohlídkou. Videogalerie umožňuje také zpřístupňovat videa z portálu YouTube.

• více informací na o videogalerii a virtuálních prohlídkách v systému

Statistiky

Administrace zpřístupňuje také statistiky, které uvádí počty zobrazení prezentací jednotlivých středisek v členění dle jednotlivých měsíců v roce. Systém eviduje i počty zobrazení jednotlivých akcí, aktuality, videí, virtuálních prohlídek či programů.

Všechnu registrované subjekty v databázi jsou každý měsíc obesílány reportem obsahujícím statistiky počtu zobrazení jejich prezentace s výčtem nedostatků v jejich prezentaci v systému (data by měla být aktualizována nejméně 1x za půl roku). Podle počtu nedostatků se počítá tzv. procento komplexnosti prezentaci (max. je 100%). Podle procenta komplexnosti prezentace jsou pak řazeny subjekty ve výpisu na portálu, ty aktivnější jsou pak na předních pozicích. Spolu se statistikami jsou zasílány také přístupové údaje do administrace a často je zpráva doplněná i o praktické informace z oboru (nejčastěji ve spolupráci se sesterskou společností – vydavatelským domem C.O.T media)

Data pro váš web

Informační systém umožňuje data nejen zadávat, ale také z něj získávat. Zpřístupnit je na webu partnera je možné buďto jednoduchým vložením kódu do webové stránky a nebo zpracováním poskytnutého XML souboru s daty.

Rezervační systém a afilační program

Samostatným modulem je také rezervační systém pro ubytovací služby a balíčky služeb, který je provozován ve spolupráci s rez. systémem Previo. Afilační program umožňuje se do něj zapojit jakémukoliv subjektu a získávat polovinu ze získané provize.

• více informací o rezervačním systému

Slevové systémy

Dalším samostatným modulem informačního systému je slevový systém, který mohou smluvně využívat partneři provozující systém slevové karty na svém území.

• více informací o modulu slevového systému